Coordinatori e responsabili dei pacchetti di lavoro devono avere una visione condivisa delle scadenze, delle dipendenze tra partner e delle decisioni da prendere. Possiamo impostare queste modalità di lavoro all’avvio oppure offrire un supporto mirato durante la rendicontazione, una verifica o una modifica al piano di lavoro.
Come lavoriamo
Impostare la gestione del progetto
Concordiamo all’avvio responsabilità, scadenze e modalità decisionali.
Risultato · Calendario e responsabilità
Coordinare le attività
Verifichiamo con i partner avanzamento, dipendenze e rischi e seguiamo le azioni concordate.
Risultato · Monitoraggio e gestione dei rischi
Preparare la rendicontazione e le verifiche
Riuniamo evidenze e contributi per aiutare il coordinatore a rendicontare e preparare le verifiche.
Risultato · Materiali per rapporti e verifiche
Impostare la gestione del progetto
A partire dalla convenzione di sovvenzione e dal piano di lavoro, definiamo un calendario condiviso di traguardi, consegne e rendicontazione. Chiariamo responsabilità e modalità decisionali.
- Predisponiamo un calendario condiviso a partire dalla convenzione di sovvenzione e dal piano di lavoro. Registriamo le scadenze di deliverable, traguardi e rendicontazione e fissiamo le date interne per stesura, revisione e approvazione.
- Assegniamo a ogni deliverable un responsabile, i contributori e un revisore. Chiariamo chi approva le modifiche, chi registra le decisioni e quando coinvolgere il coordinatore.
- Durante la riunione di avvio verifichiamo le dipendenze tra pacchetti di lavoro, concordiamo il calendario degli incontri e predisponiamo uno spazio condiviso per modelli, decisioni e documenti approvati.
Coordinare le attività
Monitoriamo i pacchetti di lavoro, verifichiamo lo svolgimento delle azioni concordate e aiutiamo i partner a gestire ritardi e dipendenze.
- Con i responsabili dei pacchetti di lavoro confrontiamo l’avanzamento effettivo con quello previsto. Verifichiamo quali risultati sono pronti, quali sono a rischio e quali contributi servono da altri partner.
- Registriamo ogni azione con un responsabile e una scadenza. Verifichiamo lo stato prima della riunione successiva e aggiorniamo i registri delle azioni, delle decisioni e dei rischi.
- In caso di ritardo, individuiamo le attività e i traguardi coinvolti, concordiamo un piano di recupero e sottoponiamo al coordinatore eventuali modifiche ad attività, calendario o budget.
Preparare la rendicontazione e le verifiche
Consolidiamo i contributi dei partner, verifichiamo l’avanzamento rispetto al piano e affianchiamo il coordinatore nella preparazione delle verifiche.
- Fissiamo le scadenze interne di rendicontazione e forniamo ai partner un modello comune per descrivere attività, risultati, scostamenti ed evidenze. Chiediamo integrazioni quando i contributi sono mancanti o poco chiari.
- Consolidiamo i contributi e li confrontiamo con il piano di lavoro, i traguardi registrati e le modifiche approvate. Segnaliamo le discrepanze al coordinatore e ai referenti finanziari affinché le risolvano prima dell’invio.
- Prepariamo per la verifica una sintesi di risultati, evidenze, rischi aperti e misure correttive. Concordiamo chi presenta ciascun tema, simuliamo le domande e registriamo le azioni successive alla verifica.
Cosa puoi aspettarti
- Calendario e responsabilità
- Una vista condivisa delle scadenze, delle dipendenze, degli incontri e delle persone responsabili.
- Monitoraggio e gestione dei rischi
- Elenchi di azioni, note sulle decisioni e un registro dei rischi per facilitare il seguito tra una riunione e l’altra.
- Materiali per rapporti e verifiche
- Contributi consolidati dei partner, verifiche rispetto al piano di lavoro e materiali di sintesi per il coordinatore.